অফিস ও কারখানার বার্ষিক এসি মেইনটেন্যান্স চুক্তি (AMC)

পাঁচটির বেশি এসি চললে রক্ষণাবেক্ষণ আর ঘটনাভিত্তিক কাজ থাকে না — এটি একটি চলমান দায়িত্ব হয়ে যায়। বার্ষিক মেইনটেন্যান্স চুক্তি বা AMC-তে খরচ আগে থেকে জানা থাকে, কাজ নির্দিষ্ট সময় অন্তর হয়, আর জরুরি অবস্থায় কাকে ফোন করবেন সেটি নিয়ে সংশয় থাকে না।

AMC-র সাধারণ দুটি ধরন

চুক্তিতে যে দশটি বিষয় লিখিত থাকা দরকার

1. ১কতগুলো ইউনিট, প্রতিটির মডেল, টন ও অবস্থান — একটি তালিকা সংযুক্ত থাকুক
2. ২বছরে কতবার নিয়মিত সার্ভিসিং, আর কোন মাসগুলোতে
3. ৩প্রতিটি সার্ভিসিংয়ে ঠিক কোন কাজগুলো হবে
4. ৪জরুরি ডাকে কত ঘণ্টার মধ্যে আসবে (রেসপন্স টাইম)
5. ৫কোন যন্ত্রাংশ অন্তর্ভুক্ত, কোনগুলো নয় — নামসহ তালিকা
6. ৬গ্যাস রিফিল অন্তর্ভুক্ত কি না, আর কতবার
7. ৭কাজের সময় — অফিস চলাকালে না ছুটির দিনে
8. ৮কাজের পর রিপোর্ট দেবে কি না, আর তাতে কী থাকবে
9. ৯পেমেন্টের সময়সূচি
10. ১০চুক্তি বাতিলের শর্ত ও নোটিশের সময়

চতুর্থ ও অষ্টম বিন্দু দুটিই সবচেয়ে বেশি অবহেলিত এবং সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে। রেসপন্স টাইম লেখা না থাকলে গরমের দিনে অপেক্ষা ছাড়া কিছু করার থাকে না। আর প্রতিটি ভিজিটের লিখিত রিপোর্ট থাকলে বছর শেষে বোঝা যায় কোন ইউনিটটি বারবার সমস্যা করছে — সেটি বদলানোর সিদ্ধান্ত তখন অনুমান নয়, হিসাব হয়ে দাঁড়ায়।

কোটেশন চাওয়ার সময় যা দেবেন

• মোট কতগুলো ইউনিট এবং প্রতিটির টন
• কতগুলো ইনভার্টার, কতগুলো নন-ইনভার্টার
• গড় বয়স, আর সবচেয়ে পুরোনোটি কত বছরের
• দৈনিক কত ঘণ্টা চলে
• পরিবেশ — শীতাতপ অফিস, রান্নাঘরের কাছে, নাকি ধুলাবালিপূর্ণ কারখানা
• ভবনের ঠিকানা ও কোন তলায়

এই ছয়টি তথ্য একবারে দিলে ভেন্ডররা সাইট ভিজিটের আগেই কাছাকাছি দর দিতে পারেন, আর আপনি একই ভিত্তিতে কয়েকটি দর পাশাপাশি রাখতে পারেন। ACGhor-এ প্রয়োজনটি একবার পোস্ট করলে আগ্রহী ভেন্ডররা নিজেরাই যোগাযোগ করেন — একই তথ্য বারবার ফোনে বলতে হয় না।

চুক্তি চলার সময় নিজের দিকে যা রাখবেন

1. ১প্রতিটি ইউনিটে একটি নম্বর লাগিয়ে দিন — রিপোর্টে কোনটির কথা বলা হচ্ছে বোঝা যাবে
2. ২প্রতিটি ভিজিটের রিপোর্ট এক ফাইলে রাখুন
3. ৩বিদ্যুৎ বিলের মাসিক হিসাব রাখুন — রক্ষণাবেক্ষণ কাজ করছে কি না তার সবচেয়ে ভালো প্রমাণ
4. ৪বছর শেষে কোন ইউনিটে কতবার কাজ লেগেছে গুনে দেখুন